Vollständiger Prozess zum Abgleich mit OmniPay
Der Abgleich von Zahlungen, die auf Ihr Bankkonto überwiesen werden, sollte ein unkomplizierter Prozess sein.
Erste Schritte
Bevor Sie mit dem Prozess beginnen, sollten Sie einige allgemeine Punkte beachten:
Stapelverarbeitung - Die Zahlungen, die verarbeitet werden, unabhängig davon, ob es sich um ECOM, MOTO oder POS handelt, werden in Stapel gruppiert. Die Stapel-Zeit läuft täglich zwischen 2 Uhr morgens und 2 Uhr nachts. Diese Zeit ist festgelegt und kann nicht geändert werden. Wir würden vorschlagen, dass Sie Ihr Tagesende so nah wie möglich an diese Zeiten legen. Dies ist jedoch nicht entscheidend, da Sie einen Zahlungsanalysebericht zwischen jedem beliebigen Datum und jeder beliebigen Uhrzeit ausführen können.
Nur abgerechnete Zahlungen werden überwiesen- Wenn Sie glauben, dass Zahlungen fehlen, kann die Überprüfung der Zahlungen immer noch den Status „abgerechnet/settled“ anzeigen. Gelegentlich kommt es zu Verzögerungen bei der Verarbeitung der Zahlungen durch die Kartennetze, was dazu führt, dass die Zahlungen auf den nächsten Tag verschoben werden. Der Status der Zahlungen kann über MyST abgefragt werden.
Bevor Sie versuchen, die Zahlungen auf das Bankkonto abzustimmen, sollten Sie sich vergewissern, dass die über die PMS- und EPOS-Systeme (falls zutreffend) abgewickelten Zahlungen ausgeglichen sind.
Netto- oder Bruttoabrechnung - für die Zwecke der Abstimmung spielt es eigentlich keine Rolle, ob Ihre Zahlungen brutto oder netto abgewickelt werden. Die Nettofinanzierung ist einfacher, da die Gebühren an der Quelle erhoben werden, wodurch der zusätzliche Schritt des Abgleichs der Rechnung für die Akquisitionsgebühren entfällt.
⚠️Wichtig: Die Nettoabrechnung bedeutet jedoch, dass Sie Omnipay intensiver nutzen müssen, insbesondere den täglichen Finanzierungsbericht und das Zahlungsavis des Händlers.
Schneller Überblick über die GuestPay Reporting Tools
Es gibt zwei Anwendungen, die Berichte über Guestpay-Transaktionen liefern:
MyST
Hier werden alle Transaktionen erfasst, die über das Gateway abgewickelt werden, einschließlich Vorrauszahlungen. Es zeigt den Transaktionsstatus an, z. B. "ausstehend", "ausgesetzt" usw.
Wenn Sie MyST verwenden, um über verarbeitete Transaktionen zu berichten, stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Berichtsfilter verwenden. Bei der Abstimmung von Zahlungen sind die folgenden Filter zu verwenden: Acquirer - STFS (für Ecom- und MOTO-Transaktionen) und STFSPOS (für Zahlungsterminal-Transaktionen)
Abrechnungsstatus - 100 abgewickelt. Die Berichte können entweder auf dem Bildschirm angezeigt, als CSV- oder Excel-Datei ausgegeben werden.
Omnipay/Ramtool
Dieser Bericht enthält nur Zahlungen, die zu den Kartenprogrammen gehören, die in Ihrer Guestpay oder Trust Payments Vereinbarung aufgeführt sind. Derzeit sind dies Visa und Mastercard.
Zahlungstransaktionen in Omnipay werden nach MID gemeldet. Wenn Guestpay für die Verarbeitung von ECOM-, MOTO- und POS-Zahlungen eingerichtet wurde, gibt es 3 MIDs. Komplexere Konfigurationen haben wahrscheinlich mehr MIDs.
Der Abstimmungsprozess
Im folgenden Abschnitt wird eine empfohlene Vorgehensweise zum Abgleich von Zahlungen mit Ihrem Bankkonto beschrieben.
Um einen Rezlynx PMS-Zahlungsbericht zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Navigieren Sie in Rezlynx PMS zu Buchhaltung und wählen Sie dann im Menü Periodenende die Option Zahlungsanalyse.
Wählen Sie Suchen neben Perioden-ID und suchen Sie das gewünschten Tagesende.
Klicken Sie auf Anzeigen, um die Suchergebnisse zu sehen.
Stellen Sie sicher, dass alle in Rezlynx PMS erfassten Zahlungen korrekt verbucht werden und mit anderen Drittsystemen wie EPOS übereinstimmen.
Wenn Sie die Zahlungsanalyse nicht verwenden möchten, können Sie den PMS-Tagesendbericht (in Rezlynx PMS unter Buchhaltung, dann Periodenende, dann Periodenendarchiv) oder den MyST-Bericht für diesen Tag verwenden. Denken Sie daran, dass Zahlungen zwischen 2 Uhr morgens und 2 Uhr nachts erfolgen. Wenn Ihr Unternehmen also um diese Zeit arbeitet, ist es möglicherweise einfacher, die PMS-Zahlungsanalyse oder den MyST-Transaktionsbericht zu verwenden. Die Transaktionen können dann in MyST überprüft werden, oder dieser Schritt kann übersprungen werden, und die Transaktionen können direkt in Omnipay wie unten beschrieben angezeigt und abgestimmt werden.
Um Ihre Zahlungen in OmniPay abzugleichen, gehen Sie wie folgt vor:
Navigieren Sie zu OmniPay Ram Tool und melden Sie sich an.
Wählen Sie die MID aus, über die berichtet werden soll (unten mit dem roten Pfeil markiert).
Wählen Sie oben auf dem Bildschirm Report, dann Funding und dann Daily Funding. Der Bericht Daily Funding zeigt den Wert der getätigten Zahlungen und den Betrag, der auf das Bankkonto eingezahlt wurde.
Wählen Sie das gleiche Datum wie in Ihrem Guestline PMS Bericht und klicken Sie auf Suchen, um den Bericht auf dem Bildschirm anzuzeigen.
⚠️Wichtig: Denken Sie daran, dass dieser Bericht auf der Grundlage der Zeiten - 2 Uhr morgens bis 2 Uhr nachts - berechnet wird und dass die in Omnipay erstellten Berichte pro MID erstellt werden.
Der Bericht wird auf dem Bildschirm erstellt. Im oberen Teil des Berichts wird der Gesamtbetrag der verarbeiteten Zahlungen angezeigt (Total Accepted Transactions).
Wenn der Zahlungsausgleich für diese MID brutto erfolgt ist und keine weiteren Abzüge oder Anpassungen vorgenommen wurden, sollte der Transaktionsbetrag der tatsächlichen Zahlung entsprechen, die auf das Bankkonto überwiesen wurde, wie im Bericht zur Zahlungsanalyse angegeben.
Wenn diese MID netto abgewickelt wird, werden die verschiedenen Acquiring-Gebühren im Bericht angezeigt. In diesem Szenario entspricht die tatsächliche Zahlung der Summe der akzeptierten Transaktionen abzüglich aller Gebühren.
Überprüfen Sie die Transaktionen in einem Stapel
Die Summe der akzeptierten Transaktionen sollte mit der Summe in der Zahlungsanalyse übereinstimmen. Wenn die Summen zwischen dem PMS/MyST-Bericht und Omnipay nicht sofort übereinstimmen, müssen die Transaktionen im Stapel überprüft werden.
Um die Transaktionen im Stapel zu prüfen, verwenden Sie einen der folgenden Berichte:
Klicken Sie auf Total Accepted Transactions im Bericht Daily funding, um einen detaillierten Bericht anzuzeigen.
Alternativ können dieselben Daten auch über den Bericht Processed Transactions angezeigt und heruntergeladen werden, der unter Transsaction Activity zu finden ist. Durch die Auswahl des gewünschten Datums wird ein Bericht auf dem Bildschirm angezeigt.
Die Vorteile der Verwendung dieses Berichts gegenüber den Daten des Daily Funding Berichts sind:
Die Daten werden einfach heruntergeladen und können in Excel verwendet werden.
Kann verwendet werden, um die Zahlungsgebühren auf Transaktionsbasis zu überprüfen. Die Zahlungsbearbeitungsgebühren sind in diesem Bericht in zwei Spalten aufgeführt: Acct. Commission Charges und Additional Charges.
Wenn die MID, über die berichtet wird, eine Zahlungsterminal-MID ist, enthält die dritte Spalte vom Ende der rechten Seite des Berichts die Terminal-ID des Geräts, das die Transaktion verarbeitet hat.
Sobald der Abgleich der Transaktion stattgefunden hat kann die Zahlung mit Hilfe des Zahlungsavis des Händlers mit dem Bankkonto abgeglichen werden.
Jede getätigte Zahlung hat eine eigene 11-stellige Referenznummer. Diese finden Sie in der Spalte Bankreferenz. Diese Nummer wird auf Ihrem Kontoauszug erscheinen.
Die Spalten Arbeitsdatum und Wertstellungsdatum enthalten das Datum, an dem die Finanzierung erstellt wurde, das mit dem Transaktionsdatum verknüpft ist.
Das Finanzierungsdatum ist das Datum, an dem die Mittel auf dem Bankkonto eingehen. Beachten Sie, dass Gelder nur an Werktagen bearbeitet werden, d. h. nach einem Wochenende oder einem Feiertag gehen die Gelder am nächsten Werktag auf das Bankkonto ein.
Der Abgleich von Zahlungen, die auf Ihr Bankkonto überwiesen werden, sollte ein unkomplizierter Prozess sein.